<aside>

Aide de Visiativ Service Client

• Les niveaux d’offre
• L’écosystème et l’annuaire
• Le catalogue de produits
• Le portail Service Client
• L’application mobile
• La demande d’assistance
• La déclaration de mise en service
• La demande de garantie
• Le catalogue de pièces détachées </aside>

Dans cette page

Le service de Demande d’assistance permet d’envoyer et de recevoir des emails de notification aux différentes personnes concernées par une demande.

Il est donc nécessaire, si vous voulez que des demandes soient créées ou amendées par des emails, de paramétrer une boite email spécifique pour le support.

Un agent relève régulièrement les emails dans cette boite pour les traiter.

Prérequis : paramétrages système

<aside> <img src="/icons/warning_purple.svg" alt="/icons/warning_purple.svg" width="40px" /> Ces paramétrages doivent être faits avec un compte administrateur système

</aside>

Configurer la connexion externe à la boite mail du support

La réception des emails s’appuie sur une connexion externe sécurisée de type Messagerie

Pour configurer cette connexion externe :

• Allez dans le service de configuration

• Allez dans la rubrique Administration / Serveur / Connexions aux données externes

• Cliquez sur le bouton Créer
• Sélectionnez Messagerie et faites Suivant

• Sélectionnez IMAP et faites Créer une connexion

• Saisissez les éléments relatifs à cette connexion

• Exemple : Paramétrer une boite mail Gmail ou Office 365

Planifier l’agent de relevé de la boite mail

Jusqu’à la version 2025.0

• Allez dans le service de Configuration

• Allez dans la rubrique Administration / Serveur / Planification des agents

• Ouvrez les propriétés de l’agent SRT – Relevé de la boite mail
• Dans l’onglet Planification, déterminez la fréquence de relevé

• Il est conseillé de ne pas descendre en dessous d’une périodicité de 10min

<aside> <img src="/icons/light-bulb_purple.svg" alt="/icons/light-bulb_purple.svg" width="40px" /> Astuce : dans l’onglet “Notification”, vous pouvez définir des adresses email recevant une notification lors de l’exécution de l’agent

</aside>

A partir de la version 2025.1

<aside> <img src="/icons/warning_purple.svg" alt="/icons/warning_purple.svg" width="40px" /> Pour accéder à ce paramétrage, vous devez faire partie du groupe SRT Middleoffice Administrators

</aside>

La gestion de l’agent se fait à partir de la configuration générale.

Accéder au paramétrage

<aside> <img src="/icons/warning_purple.svg" alt="/icons/warning_purple.svg" width="40px" /> Pour accéder à ce paramétrage, vous devez faire partie du groupe SRT Middleoffice Administrators

</aside>

L’accès se fait par le service de configuration, rubrique “Applications/Demande d’assistance/Configuration générale”

Préfixe pour l’objet des emails

Le contenu de ce champ est systématiquement ajouté en préfixe de l’objet de l’email

Cela permet donc à vos Clients d’identifier facilement les emails provenant de vos équipes support

Paramètres de la boite mail

• Dans la section « Emails»

  • Reportez le nom système de la connexion externe que vous avez créé
  • Complétez l’adresse email du support
  • Complétez la Référence de la nature des demandes créées à partir d’un email (doit être la référence d’une Nature existante)
  • Complétez les noms de dossier où seront déplacés les emails une fois traités (voir le chapitre suivant)

  

Fonctionnement de l’agent

Le schéma ci-dessous explique le principe de fonctionnement de l’agent de relevé des emails

• Si l’email est traité, il est déplacé vers le dossier spécifié ci-dessus (le dossier devra avoir été créé manuellement dans la boite mail). Si vous avez laissé ce paramètre vide, le mail est supprimé après traitement
• Si l’email provoque une erreur (émetteur inconnu par exemple), il est déplacé vers le dossier spécifié ci-dessus (le dossier devra avoir été créé manuellement dans la boite mail)
• Vous devrez donc vérifier régulièrement le contenu de la boite mail

Voir aussi :

Paramétrer les natures et les objets des demandes d’assistance

Exemple : Paramétrer une boite Gmail ou Office 365