Les types de documents servent à identifier la nature d'un document (facture, devis, procédure de maintenance, fiche d'installation, etc.).

Le premier intérêt pour l'utilisateur est de savoir de quel type de document il s’agit.

L'intérêt majeur des types de documents est qu'on puisse y associer des éléments faisant appel à d'autres fonctionnalités de l'application :

Chacun de ces éléments est optionnel dans la constitution du type de document.

La référence formatée

Une référence formatée est une référence unique à chaque document de la bibliothèque. Lorsqu’elle est active sur un type de document, elle est attribuée automatiquement à tous les documents auxquels le type de document est associé.

Lorsqu'un chrono est utilisé dans un format de référence, ce dernier est alimenté si une référence identique existe déjà sur un document de la bibliothèque (par exemple si un document avec la référence PROC-BE-PLANS-001 existe déjà (où 001 est le chrono), le chrono sera alimenté automatiquement et la référence du document sera PROC-BE-PLANS-002.

S'il n'y a pas de numéro de chrono et qu’une référence existe déjà, la création de la référence ne sera pas autorisée.

Associer un type de document

Pour associer un type de document :

  1. Dans un dossier, sélectionnez un document.

    image.png

  2. Pour associer un type de document, vous avez 3 possibilités :

    Menu contextuel À partir du Menu Raccourci clavier
    Faites un clic droit sur le document
    et cliquez sur Associer > Associer un type de document. Associer > Type de document >
    Associer un type de document Ctrl + T

    La fenêtre Associer un type de document s’affiche.

    image.png

  3. Sélectionnez un type de document dans la liste de gauche.

  4. Renseignez les informations complémentaires si nécessaire (ex : N° Siret).

  5. Sélectionnez les intervenants si le suivi l’exige.