Les informations complémentaires (métadonnées) sont des informations qui sont associées à des éléments de classement ou des documents afin de les valoriser.

Associer une information complémentaire

Pour associer une information complémentaire :

1. À partir de la Bibliothèque, sélectionnez :

   • Soit un élément de classement
   • Soit un document

2. Pour ouvrir la fenêtre des informations complémentaires, vous avez 3 possibilités :

   Menu contextuel	À partir du Menu	Raccourci clavier
   Faites un clic droit sur l’élément choisi précédemment et cliquez sur Associer > Associer des informations complémentaires	Associer > Informations >
   Associer des informations complémentaires	Ctrl + E

   La fenêtre Informations complémentaires associées s’affiche.

   

3. Dans la liste Dictionnaire des informations complémentaires

   • Faites un double-clic sur celle que vous souhaitez ajouter
   • Ou sélectionnez la et cliquez sur le bouton Flèche verte

   <aside> 💡

   Astuce - Pour sélectionner plusieurs informations complémentaires à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant votre sélection.

   </aside>

   Une fenêtre d’édition s’affiche.

   

   <aside> 💡

   Astuce - Pour ajouter toutes les informations complémentaires d’une Section, sélectionnez la Section (ex : AFFAIRE) et cliquez sur la flèche verte.

   </aside>

4. Vous pouvez :

   • Soit entrer une valeur dans le champ de saisie (exemple : [email protected]) ;
   • Soit cocher la case N’est pas renseigné, si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas la renseigner. Cela vous permettra par la suite, d'effectuer une recherche sur les éléments auxquels l’information complémentaire a été associée mais non renseignée.

5. Cliquez sur Enregistrer.

   L’information complémentaire s’affiche dans la liste Informations complémentaires associées.

   

6. Cliquez sur la croix [X] pour fermer la fenêtre.

   L’information complémentaire s’affiche dans le volet d’informations.

   

   <aside> 💡

   Astuce - Vous pouvez modifier une information complémentaire en cliquant sur cette dernière dans le volet Informations, voir Modifier une information complémentaire.

   </aside>

Modifier une information complémentaire

<aside> 💡

Astuce - Si l’information complémentaire contient une adresse mail, vous pouvez envoyer un mail au destinataire en cliquant sur le bouton Envoyer un mail qui lancera votre messagerie électronique (ex : Outlook) avec l’adresse du destinataire renseignée.

</aside>

Pour modifier une information complémentaire :

1. À partir de la Bibliothèque, sélectionnez :
   • Soit un élément de classement
   • Soit un document

<aside> 💡

Astuce - Vous pouvez modifier une information complémentaire en cliquant sur celle-ci au niveau du volet Informations.

</aside>

1. Pour ouvrir la fenêtre des informations complémentaires, vous avez 3 possibilités :

   Menu contextuel	À partir du Menu	Raccourci clavier
   Faites un clic droit sur l’élément choisi précédemment et cliquez sur Associer > Associer des informations complémentaires	Associer > Informations >
   Associer des informations complémentaires	Ctrl + E

   La fenêtre Informations complémentaires associées s’affiche.

   

2. Dans la liste Informations complémentaires associées,

   • Faites un double-clic sur celle que vous souhaitez modifier
   • Ou sélectionnez la et cliquez sur le bouton Crayon

   La fenêtre d’édition s’affiche.

   

3. Dans le champ de saisie, modifiez la valeur de l’information complémentaire et cliquez sur Enregistrer.

   La fenêtre Informations complémentaires associées s’affiche.

4. Cliquez sur la croix [X] pour fermer.

   L’information complémentaire modifiée s’affiche dans le volet d’informations.

   

Supprimer une information complémentaire

Pour supprimer une information complémentaire :