Il est possible de classer les documents de même nature en leur attribuant une catégorie. Et à l’aide de la fonction de regroupement par catégorie, il est alors possible d’afficher ces documents regroupés par catégorie. Les documents non associés se retrouvent dans le regroupement Documents sans catégorie.
Exemple de documents regroupés par catégorie.
En tant qu’utilisateur, vous avez la possibilité de créer de nouvelles catégories afin de classer les documents au niveau des dossiers de manière plus personnalisée.
Pour créer une catégorie personnalisée :
Complétez les deux premières étapes de la procédure Pour associer une catégorie à un document
Sélectionnez le type Personnalisé dans la liste du haut.
Cliquez sur le bouton Ajouter.
Les champs de saisie à droite s’activent.
Dans les champs suivants :
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
La catégorie s’ajoute à la liste des catégories à gauche.
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Remarque - Si le nom de la nouvelle catégorie correspond à une catégorie non visible, vous avez la possibilité de la rendre visible en l’ajoutant aux catégories personnalisées.
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Pour associer une catégorie à un document :
Dans un dossier, sélectionnez un document.
Pour associer une catégorie, vous avez 3 possibilités :
| Menu contextuel | À partir du Menu | Raccourci clavier |
|---|---|---|
| Faites un clic droit sur le document et cliquez sur Associer > Associer une catégorie. | Associer > Catégories > | |
| Associer une catégorie | Ctrl + G |
La fenêtre Gestion des catégories s’affiche.
Sélectionnez le type de catégorie que vous souhaitez ajouter.
Sélectionnez une catégorie dans la liste.
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Attention - Si vous associez une catégorie à un document et que cette catégorie contient des utilisateurs avec l'autorisation Ecriture, le document deviendra accessible à ces utilisateurs.
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