Visiativ Document permet de gérer les documents bureautiques, notamment issus de la suite Microsoft Office :
A l’installation de Visiativ Document, des addins de classement sont ajoutés dans ces 3 applications, voir Classer des documents depuis les applications Office
Il existe différentes manières d’interagir avec ces documents en fonction des besoins.
Vous pouvez ouvrir un document en lecture afin de ne pas avoir à le ranger ou annuler les modifications après sa consultation.
Pour ouvrir un document en lecture :
Exemple ici le document “Le client Web.docx”
Pour ouvrir un document en lecture, vous avez 2 possibilités :
| Menu contextuel | À partir du Menu |
|---|---|
| Faites un clic droit sur le document à consulter et cliquez sur Ouvrir pour lecture | Documents > Modification > |
| Ouvrir pour lecture |
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Astuce - Lors d’un double clic sur un document celui-ci s’ouvre en lecture ou en modification selon le choix fait sur l’option Ouvrir les documents en lecture lors d’un double-clic dans les Préférences utilisateur.
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L’application associée se lance avec le document à consulter.
L’application Word ouvre le document.
Visiativ Document vous permet de modifier les documents intégrés.
Quand vous modifiez un document, un verrou est placé sur celui-ci afin de signaler aux autres utilisateurs que ce document est en cours de modification. Ils ne peuvent que le consulter en lecture et ce jusqu'à son classement.
Lorsque vous avez fini de modifier un document, vous devez impérativement le ranger pour l’intégrer à nouveau dans la base. À ce moment, le document sera déverrouillé et vos modifications deviendront accessibles aux autres utilisateurs.
Si vous fermez Visiativ Document avant d'avoir rangé des documents, un message d'alerte vous en informe, et vous conseille de ranger vos documents ouverts.
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Remarque - Si la gestion des versions est activée, les documents peuvent être versionnés, voir Utiliser les versions documentaires pour plus de détails.
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Pour modifier un document :
Dans un dossier, sélectionnez un document à modifier.
Exemple ici le document “Le client Web.docx”