Visiativ Document permet d’Associer un suivi à un document ou d’Associer un suivi à un élément de classement afin qu’il puisse suivre les différentes étapes d’un processus de validation.

Un suivi permet donc à un élément d’être validé par une ou plusieurs personnes dans un ordre défini et selon des critères précis.

Un suivi est constitué d’au moins une étape. Et chaque étape correspond à une tâche où une ou plusieurs personnes (intervenants) peuvent intervenir.

Chaque étape/tâche possède au moins une action qui est uniquement accessible par le ou les intervenants définis.

Suite à une action au niveau d’un document, le statut du document peut changer ou pas, voir Statut du document.

Chaque action effectuée par les intervenants est enregistrée et accessible via le volet d’informations, voir Historique des actions d’un suivi.

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Pour compléter la tâche, l’un des intervenants doit utiliser l’une des actions disponibles pour :

Une fois le processus de validation complété, le document peut être publié dans un espace documentaire (ex : Visiativ Workplace).

Associer un suivi à un document

Pour associer un suivi à un document :

  1. Sélectionnez un document dans un dossier.

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  2. Pour associer un suivi, vous avez 3 possibilités :

    Menu contextuel À partir du Menu Raccourci clavier
    Faites un clic droit sur l’élément sélectionné et cliquez sur Associer > Associer un suivi Associer > Suivi > Associer un suivi Ctrl + W

    La fenêtre Associer un suivi s’affiche.

    image.png

  3. Sélectionnez un suivi dans la liste de gauche.

  4. Cliquez sur Sélectionner si vous souhaitez modifier les intervenants de l’étape.

  5. Entrez un Message pour l’intervenant (optionnel).

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Remarque - Il vous est possible de modifier à tout moment le message pour l’intervenant via le volet d’informations, voir Modifier le message pour l’intervenant.

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  1. Modifiez le délai de traitement en changeant la date “avant le” (si nécessaire et si disponible).
  2. Modifiez le message de notification (si nécessaire et si disponible).

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Astuce - Vous pouvez annuler la notification en sélectionnant Aucun dans la liste Notification.

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  1. Cliquez sur Démarrer le suivi.

    Les intervenants sont informés qu’ils doivent intervenir via le module des Tâches, voir L’espace tâches.

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Astuce - Grâce à une icône en forme de drapeau disposée à leur niveau, il vous est facile de repérer les éléments de classement/documents qui possèdent un suivi. Si le drapeau est rouge, celle-ci indique que le délai de traitement de la tâche est expiré. Si le drapeau est gris, celle-ci indique que vous n’avez pas à intervenir sur cette tâche.

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Elément de classement

Elément de classement

Document

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