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Sommaire

• Visiativ Process
• Le portail d’accueil
• Le studio de modélisation
• L’annuaire
• Les applications métiers </aside>

Dans cette page

Cette documentation explique comment organiser, créer, configurer et faire évoluer les processus dans Visiativ Process.

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Public concerné

Cette page s’adresse aux administrateurs fonctionnels et aux concepteurs disposant des droits de gestion des groupes de processus et des processus.

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Comprendre l’organisation des processus

La gestion des processus repose sur trois niveaux :

1. Groupe de processus : regroupe plusieurs processus et leurs ressources communes. Exemple : « Processus RH ».
2. Processus : correspond à un parcours métier. Exemple : « Demande de congés ».
3. Version de processus : représente une version exploitable du processus. Exemple : « Demande de congés 1.0 ».

Vous pouvez faire évoluer une version depuis l’Éditeur de diagramme afin de l’adapter aux besoins métier.

Comprendre le cycle de vie d’une version

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À retenir

Une seule version d’un même processus peut être à l’état Pilote et une seule à l’état Production. Les documents déjà démarrés continuent leur cycle dans la version avec laquelle ils ont été créés.

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Créer un groupe de processus

Prérequis

• Disposer des droits de création dans l’application.
• Définir le niveau de confidentialité attendu.
• Identifier les ressources à partager entre les processus : rôles, profils, champs, listes, tableaux dynamiques et vues communes.

Procédure

1. Depuis la page d’accueil de l’application, cliquez sur Créer, puis sur Groupe de processus.
2. Renseignez le Libellé et, si nécessaire, une Description.
3. Dans Confidentialité, sélectionnez :
   • Oui pour limiter l’affichage aux documents sur lesquels chaque utilisateur est intervenu ;
   • Non pour permettre l’affichage de tous les documents du groupe, selon les droits accordés.
4. Activez Le suivi des modifications pour historiser les changements apportés aux champs.
5. Renseignez éventuellement le Nom système. S’il est vide, il est calculé automatiquement à partir du libellé.
6. Cliquez sur Suivant.

Le groupe est créé et sa page d’accueil s’affiche.

Assistant de création d’un groupe de processus

Page d’accueil du groupe de processus

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Le choix de la confidentialité détermine la visibilité des documents. Vérifiez ce paramètre avant d’ouvrir le groupe aux utilisateurs.

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Configurer un groupe de processus

Depuis la page d’accueil du groupe, ouvrez Propriétés pour accéder aux principaux réglages.

Définir l’interface utilisateur

Configuration de l’interface utilisateur

1. Ouvrez l’onglet Interface utilisateur.
2. Sélectionnez le Site dans lequel les documents du groupe doivent s’afficher.
3. Enregistrez vos modifications.

Activer le multilingue

Depuis la page d’accueil du groupe, cliquez sur Gestion multilingue, puis définissez les langues disponibles.

Remplacer un utilisateur

Cette fonction transfère les documents terminés, les documents en cours et les nouvelles interventions vers une autre personne.

Onglet Tâches administratives

Lancer le remplacement de personnes

1. Dans les propriétés du groupe, ouvrez Tâches administratives.
2. Cliquez sur Lancer le remplacement de personnes.
3. Sélectionnez la personne à remplacer et la personne remplaçante.
4. Cliquez sur Suivant.
5. Sélectionnez les rôles et, si nécessaire, les profils à transférer.
6. Validez l’opération.

Sélection des rôles et profils à transférer

Gérer l’indexation des documents

État de l’indexation du groupe

1. Dans les propriétés du groupe, ouvrez l’onglet Indexation.
2. Consultez le nombre d’éléments, d’éléments indexés et d’éléments restant à indexer.
3. Si nécessaire, cliquez sur Recréer l’index.
4. Cliquez sur Enregistrer.

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Effectuez une réindexation pendant une période de faible utilisation. Cette opération peut augmenter temporairement la charge du serveur.

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Gérer les ressources communes

Depuis la page d’accueil du groupe, utilisez les accès suivants :

• Champs : gérer les données communes aux processus ;
• Rôles : définir les personnes qui interviennent dans les étapes ;
• Profils : gérer les droits fonctionnels ;
• Vues communes : créer des vues partagées ;
• Tableaux dynamiques : gérer les tableaux utilisables par les processus ;
• Listes : gérer les listes de valeurs communes ;
• Sécurité : définir les autorisations d’accès.

Ordonner les processus et gérer les champs

Depuis les propriétés du groupe, utilisez Ordonner les processus pour modifier leur ordre d’affichage.

Accès à l’ordonnancement des processus

Liste des processus du groupe

Ordre des catégories de vues

Depuis la page d’accueil du groupe, cliquez sur Champs pour afficher les champs communs.

Champs communs du groupe

Pour associer un champ caché à une version, sélectionnez le champ, cliquez sur Associer aux versions de processus, puis choisissez les versions concernées.

Association d’un champ aux versions

Créer un processus

Depuis un groupe de processus

Assistant de création d’un processus