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Sommaire

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• L’annuaire
• Les applications métiers </aside>

Dans cette page

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Cette page explique comment mettre en place la délégation dans Visiativ Process : comprendre son fonctionnement, préparer le processus de délégation, attribuer les profils nécessaires, planifier l’agent et activer la délégation unitaire.

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Avant de commencer

• Identifiez les étapes de processus qui pourront être déléguées.
• Vérifiez que le processus de gestion des délégations est disponible et placé en production.
• Déterminez les personnes autorisées à accéder au module et à créer des demandes.
• Prévoyez la planification de l’agent pour les délégations à venir.

Comprendre la délégation

Le module de délégation permet à une personne de confier temporairement certaines tâches à une autre personne, par exemple pendant une absence.

Deux rôles interviennent :

• le délégant est la personne dont les tâches sont transférées ;
• le délégué est la personne qui réalise les tâches pendant la période définie.

Pour qu’une délégation puisse s’appliquer à un processus, au moins une étape doit avoir été déclarée comme délégable dans l’éditeur de diagramme.

Périmètre d’une délégation

Connaître les règles de fonctionnement

Nombre et enchaînement des délégations

• Un même élément ne peut être délégué qu’à une seule personne sur une période donnée.
• Plusieurs délégations portant sur le même élément ne peuvent pas se chevaucher.
• Les délégations en cascade ne sont pas autorisées : un élément reçu par délégation ne peut pas être redélégué à une autre personne sur la même période.

Création de documents

La création d’un document ne peut pas être déléguée, sauf lorsqu’elle concerne un sous-processus. Ainsi, si une étape déléguée contient un tableau de sous-processus, la création de ce sous-processus est également déléguée.

Activation et fin de la délégation

• La délégation devient effective après son acceptation par le délégué et au début de la période prévue.
• À la fin de la période, le délégué ne peut plus accéder aux documents concernés au titre de cette délégation.
• Si une délégation planifiée et une délégation unitaire s’appliquent à la même période, la délégation unitaire est prioritaire.

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Vérifiez les dates avant de valider une demande : les périodes qui se chevauchent et les délégations en cascade ne sont pas autorisées.

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Préparer le module de délégation

Le module correspond à un processus Visiativ Process fourni avec l’application. Son administration s’effectue dans le Studio, mais le processus lui-même ne doit pas être personnalisé.

Mettre le processus en production

Par défaut, le processus de gestion des délégations est importé en mode Conception. Faites évoluer son cycle de vie jusqu’à l’état Production avant sa mise à disposition des utilisateurs.

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Le processus de gestion des délégations peut être supprimé si le module ne doit pas être utilisé.

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Limites du compte administrateur

Une personne administratrice ne peut pas :

• utiliser le compte sysadmin pour créer une demande de délégation ;
• modifier l’application de gestion des délégations ;
• créer une demande de délégation portant sur un document unitaire de la gestion documentaire.

Configurer les profils

Les rôles de délégant et de délégué sont administrés automatiquement par l’application. Deux profils doivent toutefois être configurés.

Autoriser l’accès au module

1. Depuis la page d’accueil du groupe de processus de délégation, cliquez sur Profils.
2. Pour le profil sys_Readers, ouvrez le menu puis cliquez sur Propriétés.
3. Ajoutez les utilisateurs ou les groupes autorisés à accéder au module.
4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Autoriser la création de demandes

1. Depuis la page d’accueil de la version du processus de délégation, cliquez sur Profils.
2. Pour le profil sys_Creators, ouvrez le menu puis cliquez sur Propriétés.
3. Ajoutez les utilisateurs ou les groupes autorisés à créer une demande.
4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Attribuez sys_Readers aux personnes qui doivent seulement consulter ou traiter les délégations. Ajoutez également sys_Creators lorsqu’elles doivent pouvoir déposer une nouvelle demande.

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Configurer l’agent de délégation

L’agent de délégation automatise le démarrage et la fin des délégations planifiées.

1. Ouvrez l’administration des agents.
2. Planifiez l’agent de délégation avec une exécution quotidienne.
3. Privilégiez une exécution juste après minuit afin que les délégations du jour soient activées dès le début de la journée.
4. Vérifiez régulièrement l’exécution de l’agent.

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Une délégation qui commence le jour même est activée automatiquement dès son acceptation par le délégué. Il n’est pas nécessaire d’attendre la prochaine exécution planifiée de l’agent.

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Configurer la délégation unitaire

La délégation unitaire permet de déléguer une étape sur un document précis. Elle est indépendante du module de gestion des délégations.

1. Dans les propriétés de la version du processus, définissez la portée de la délégation unitaire.
2. Dans l’éditeur de diagramme, ouvrez les propriétés de l’étape concernée.
3. Activez la délégation pour cette étape.
4. Enregistrez puis publiez la version selon votre cycle de vie habituel.

Une fois la configuration active, le bouton Déléguer cette étape apparaît dans les documents lorsque ceux-ci atteignent une étape déclarée comme délégable.

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