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Sommaire
Dans cette page
Le module de Gestion des actions est un module ouvert à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Il permet de centraliser l’ensemble des actions créées depuis ce module ou depuis l’ensemble des autres modules du portail qualité. Ainsi, chaque utilisateur retrouve dans cet espace les actions qu’il a créé ou dont il est l’intervenant.
Ce module inscrit votre entreprise dans la démarche d’amélioration continue et permet de :
Assurer la traçabilité des plans d’action
Faciliter la collaboration autour de la qualité
Gagner en visibilité sur l’avancement des plans d’action
En cliquant sur la tuile de service “Gestion des actions” depuis la page d’accueil, vous arrivez sur la page suivante
Sur la partie gauche, on retrouve les différentes vues possibles conditionnant la liste d’affichage des actions de la partie droite de la page (3).
Les demandes à traiter : toutes les actions pour lesquelles l’utilisateur connecté doit réaliser une action
Mes demandes en cours : toutes les actions non terminées ayant été créées par l’utilisateur connecté
Toutes les demandes en cours : toutes les actions non terminées, tous créateurs et intervenants confondus.
Actions par délai de traitement : liste les actions disposant d’un délai de traitement (actions ayant une date prévisionnelle de fin de traitement). Cette vue permet notamment de relancer en masse les actions nécessitant l’intervention d’un autre utilisateur que celui étant connecté.
Toutes les actions par état : toutes les actions avec un filtre disponible sur les états de traitements des actions
Toutes les actions par type : toutes les actions avec un filtre disponible sur le type : préventive, currative ou corrective.
Bonnes pratiques : cette vue recense l’ensemble des actions ayant été taguées comme “bonne pratique” au cours de la vérificaiton d’efficacité.
Cette vue est particulière car vous permet de visualiser l’ensemble des plans d’action réparties par évènement parent ayant enclenché ce plan d’action.
Vous retrouvez l’ensemble des non-conformités, suggestions d’améliorations et autres avec la possibilité de les “déplier” pour visualiser les actions associées :
Quelle que soit la vue sélectionnée, l’affichage de la liste des actions concernées s’affiche sur la droite de la page.
Cette liste peut être agrandie ou réduite en cliquant sur le bouton en haut à droite.
Plusieurs actions sont possibles au travers de cette vue :
Un filtre peut être ajouté, ce filtre se base sur les colonnes de la vue
Le tri des colonnes peut se faire en cliquant sur l’intitulé de la colonne en question
La référence de l’action est cliquable : vous accédez directement au formulaire d’action après avoir cliqué dessus
Ces deux entrées permettent de visualiser au travers d’un planning, les différentes actions en fonction des dates indiquées dans ces dernières.
Un code couleur permet d’identifer rapidement le statut dans lequel se trouve les actions.
Il est possible d’obtenir davantage de détail sur l’action en la survolant.
L’action s’ouvre au clic sur son titre à gauche du planning ou bien directement sur la plage horaire colorée.
Comme son nom l’indique, cette entrée permet d’effectuer une recherche avancée des actions sur un ou plusieurs critères.
Les critères sont à indiquer en haut de la page et les résultats s’affichent en dessous.
Dans le module de gestion des actions, vous disposez d’un tableau de bord agrégeant plusieurs indicateurs métiers vous permettant de garder un oeil sur l’ensemble des actions de votre portail qualité. Ce tableau de bord se base sur différentes sources de données et s’illustre en deux parties.
Un filtre peut être apporté sur ces indicateurs métiers directement en cliquant sur une légende d’un indicateur qui vient filtrer l’indicateur en question et les autres
Le bouton “créer” en haut à gauche de la page permet de lancer la création d’une action
En cliquant sur ce bouton, un formulaire se créé en prenant en compte la date de création et l’utilisateur ayant créé cette action.
Une action peut être créée via ce bouton ou être créée depuis les modules parents à l’étape de traitement.
Une action se déroule en 3 étapes : la description, la qualification et le traitement.
Chaque étape s’adresse à un profil particulier.
Si l’utilisateur qui créé une action fait partie d’un groupe spécifique, une option de l’espace de configuration lui permet de sauter l’étape de description et de passer directement à l’étape de qualification afin de gagner du temps et d’éviter de qualifier des éléments qu’il aurait lui-même renseigné.
La première étape de description peut être enclenchée par l’ensemble des utilisateurs ayant accès au portail qualité.
Une action se décrit par :
L’étape de qualification d’une action s'adresse aux membres identifiés soit appartenant à un groupe, soit à partir d’une règle de routage ayant été paramétrée dans l’espace de configuration.
Par exemple : envoi de l’action en qualification auprès d’un opérateur de maintenance dès lors que le processus concerné “maintenance” est renseigné.
Dans cette étape, vous retrouvez tout d'abord un récapitulatif des éléments renseignés à l'étape de description.
Retrouvez ensuite la possibilité de modifier les éléments ayant été renseignés à l’étape de description. Chaque modification doit être justifiée. En effet, en fonction des profils ayant renseignés l'étape de description, les valeurs peuvent être erronées.
Reste à compléter le référentiel auquel se rattache la demande ainsi que la date (de début et de fin) et coûts prévisionnels de traitement. Un espace commentaire peut également être renseigné.