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Sommaire
Le module d’Audit est un module permettant de centraliser les audits internes, externes et fournisseurs en lien avec votre entreprise. Ce module est principalement piloté par l’équipe qualité en capacité de mener des audits.
Ce module inscrit votre entreprise dans la démarche d’amélioration continue et permet de :
Assurer le suivi des audits et partager leur planification avec les parties prenantes concernées
Centraliser et tracer vos audits et plans d’actions associés
Améliorer vos processus métiers
En cliquant sur la tuile de service “Audit” depuis la page d’accueil, vous arrivez sur la page suivante
Sur la partie gauche, on retrouve les différentes vues possibles conditionnant la liste d’affichage des audits de la partie droite de la page (2).
Les demandes à traiter : tous les audits pour lesquels l’utilisateur connecté est intervenant
Mes demandes en cours : tous les audits non terminés ayant été créés par l’utilisateur connecté
Toutes les demandes en cours : tous les audits non terminés, tous créateurs et intervenants confondus.
Toutes les demandes d’audits par état : tous les audits répartis par état de traitement
Quelle que soit la vue sélectionnée, l’affichage de la liste des audits concernés s’affiche sur la droite de la page.
Cette liste peut être agrandie ou réduite en cliquant sur le bouton en haut à droite.
Plusieurs actions sont possibles au travers de cette vue :
Un filtre peut être ajouté, ce filtre se base sur les colonnes de la vue
Le tri des colonnes peut se faire en cliquant sur l’intitulé de la colonne en question
La référence de l’audit est cliquable : vous accédez directement au formulaire après avoir cliqué dessus
Ces deux entrées permettent de visualiser au travers d’un planning, les différents audits en fonction des dates indiquées dans ces derniers.
Un code couleur permet d’identifer rapidement le statut dans lequel se trouve les audits.
Il est possible d’obtenir davantage de détail sur l’audit en le survolant.
L’audit s’ouvre au clic sur son titre à gauche du planning ou bien directement sur la plage horaire colorée.
Dans le module d’audit, vous disposez d’un tableau de bord agrégeant plusieurs indicateurs métiers vous permettant de garder un oeil sur l’ensemble des audits de votre portail qualité.
Un filtre peut être apporté sur ces indicateurs métiers directement en cliquant sur une légende d’un indicateur qui vient filtrer l’indicateur en question et les autres.
Le bouton “créer” en haut à gauche de la page permet de lancer la création d’un audit
En cliquant sur ce bouton, un formulaire se créé en prenant en compte la date de création et l’utilisateur ayant créé cet audit.
Un audit peut également être créé via le formulaire d’autres modules.
Un audit se déroule en 3 étapes : la création, la planification et le déroulement.
La première étape de description peut être enclenchée par l’ensemble des utilisateurs ayant les droits nécessaires à la création d’un audit.
Un audit se décrit par :
Un intitulé précis
Un périmètre qui vient conditionner le reste du formulaire
Interne : les intervenants sont des utilisateurs internes à l’entreprise
Externe : fait apparaître le champ “Organisme certificateur / client” ainsi que le champ relatif aux intervenants externes
Fournisseur : fait apparaître le champ “Fournisseur” permettant de sélectionner le fournisseur concerné ainsi que le champ relatif aux intervenants externes de type fournisseur
Un type d’audit : planifié ou spontané
Le processus d’entreprise concerné
Le référentiel concerné
Les dates prévisionnelles de début et de fin de l’audit
S’en suit les éléments relatifs aux intervenants de l’audit dont les champs sont conditionnés par le périmètre de l’audit renseigné plus haut
Enfin il est possible, en fonction du paramétrage réalisé dans l’espace de configuration, de venir lier des évènements existants avec cet audit.
L’étape de planification consiste à valider les dates de réalisation de l’audit et intégrer si nécessaire le programme d’audit et un commentaire de planification.
En cliquant sur le bouton “Envoyer la convocation” les mails d’invitations sont envoyés aux différents intervenants. Une invitation Outlook est également positionnée dans le calendrier des intervenants permettant de garder une bonne visibilité sur la planification de l’audit.
Cette étape de réalisation a pour objectif de centraliser tous les éléments relatifs à l’audits à savoir :
On retrouve également dans cette étape le plan d’actions à mettre en place pour améliorer l’élément ayant été audité.
Ce plan d’action est fils de l’audit et conditionnera le pourcentage d’avancement du traitement de l’audit.
Des coûts additionnels de traitement peuvent également être renseignés si besoin.
Enfin, on retrouve la possibilité de créer d’autres évènements à partir de l’audit. Une non-conformité peut ainsi être déclenchée depuis l’audit et sera fille de l’audit en question.
