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Sommaire
Le module d’analyse SWOT permet de centraliser les analyses de Forces Faiblesses Opportunités et Menaces détectées dans l’entreprise et son environnement afin d’adresser un plan d’action pour chacune d’entre elles. Ce module est principalement piloté par l’équipe qualité en capacité de mener ce type d’analyse.
Ce module inscrit votre entreprise dans la démarche d’amélioration continue et permet de :
Avoir une vision claire et synthétique facilitant la prise de décision
Faciliter la collaboration autour des analyses SWOT
Améliorer vos processus métiers
En cliquant sur la tuile de service “Analyse SWOT” depuis la page d’accueil, vous arrivez sur la page suivante
Sur la partie gauche, on retrouve les différentes vues possibles conditionnant la liste d’affichage des analyses SWOT de la partie droite de la page (2).
Mes analyses SWOT : toutes les analyses SWOT pour lesquelles l’utilisateur connecté est intervenant
Mes demandes en cours : toutes les analyses SWOT non terminées ayant été créées par l’utilisateur connecté
Toutes les demandes en cours : toutes les analyses SWOT non terminées, tous créateurs et intervenants confondus.
Toutes les analyses SWOT par état : toutes les analyses SWOT réparties par état de traitement
Quelle que soit la vue sélectionnée, l’affichage de la liste des analyses SWOT concernées s’affiche sur la droite de la page.
Cette liste peut être agrandie ou réduite en cliquant sur le bouton en haut à droite.
Plusieurs actions sont possibles au travers de cette vue :
Un filtre peut être ajouté, ce filtre se base sur les colonnes de la vue
Le tri des colonnes peut se faire en cliquant sur l’intitulé de la colonne en question
La référence de l’analyse est cliquable : vous accédez directement au formulaire après avoir cliqué dessus
Dans le module d’analyse SWOT, vous disposez d’un tableau de bord agrégeant plusieurs indicateurs métiers vous permettant de garder un oeil sur l’ensemble des analyses SWOT de votre portail qualité.
Un filtre peut être apporté sur ces indicateurs métiers directement en cliquant sur une légende d’un indicateur qui vient filtrer l’indicateur en question et les autres
Le bouton “créer” en haut à gauche de la page permet de lancer la création d’une analyse SWOT
En cliquant sur ce bouton, un formulaire se créé en prenant en compte la date de création et l’utilisateur ayant créé cette action.
Une analyse SWOT peut être créée via ce bouton ou être créée depuis un module parent tel qu’une revue de processus ou de direction.
Une analyse SWOT se déroule en 3 étapes : la création, l’analyse et la mise à jour de l’analyse ou clôture.
La première étape de description peut être enclenchée par l’ensemble des utilisateurs ayant les droits nécessaires à la création d’une analyse SWOT.
Une analyse SWOT se décrit par :
L’étape d’analyse SWOT est à réaliser par l’équipe qualité et les parties prenantes ayant été identifiées à l’étape de création. Chaque participant à l’analyse sera notifié et pourra accéder au formulaire depuis son portail qualité.
Après avoir identifié les participants à l’analyse, la liste des forces, faiblesses, opportunités et menaces doit être établie.
Pour ce faire, il suffit de renseigner les différents champs nécessaires :
Si une force/opportunité nécessite une analyse plus approfondie, vous pouvez cocher la case “générer une étude d’opportunité” et celle-ci sera créée et sera fille de l’analyse SWOT en cours.
De même, si une faiblesse/menace nécessite une analyse plus approfondie, vous pouvez cocher la case “générer une étude de risque” et celle-ci sera créée et sera fille de l’analyse SWOT en cours.
Une fois la liste des forces, faiblesse, opportunités et menaces réalisée, vous pouvez télécharge la matrice SWOT associée
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La matrice peut être personnalisée si besoin
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Par la suite, le plan d’actions permettant d’adresser l’analyse SWOT doit être mis en place.
Des actions peuvent être créées de façon unitaires ou bien être récupérées depuis un plan d’actions ayant été paramétré depuis l’espace de configuration.
Chaque action dispose de son pourcentage d’avancement et d’un coût de traitement.
Le pourcentage d’avancement de l’analyse SWOT est quant à lui calculé sur la moyenne de l’avancement de son plan d’actions.
Le coût de traitement de l’analyse SWOT est la somme du coût de traitement de chacune des actions du plan d’action auquel s’ajoute les potentiels coûts additionnels renseignés plus bas.
Après avoir finalisé l’étape d’analyse, celle-ci peut être “clôturée”. En appuyant sur le bouton “clôturer”, un message s’affichage permettant de définir la fréquence de mise à jour de l’analyse SWOT.
L’analyse SWOT passe ainsi à l’état “en mise à jour”
Cet état renvoi l’utilisateur à l’étape d’analyse permettant de mettre à jour les forces, faiblesses, opportunités et menaces ainsi que le plan d’actions.
Une fois la mise à jour terminée, une nouvelle fréquence de mise à jour peut être définie. Si une mise à jour supplémentaire n’est pas nécessaire, l’analyse peut être archivée.
Cette étape d’archivage est définitive.