L’espace de configuration permet d’accéder à la gestion des comptes utilisateurs. Chaque utilisateur référencé dans l’annuaire de Visiativ Document peut se connecter à l’application et accéder à une ou plusieurs bibliothèques de documents. En fonction de leurs droits, les utilisateurs peuvent être autorisés ou non à accéder à certaines parties du plan de classement, voir Gérer les autorisations. De même ils peuvent avoir accès ou non à certaines fonctionnalités de l’application.
Pour créer un utilisateur, rendez-vous tout d’abord dans l’espace de configuration.
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L’accès à cet espace est généralement réservé aux administrateurs de l’application.
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Dans le panneau latéral sélectionnez le menu Utilisateurs puis cliquez sur le bouton Créer un utilisateur.
Lors de la création d’un compte utilisateur vous devrez renseigner un certain nombre d’informations, certaines obligatoires (champs avec un astérisque) et d’autres optionnelles.
Le formulaire se décompose en deux onglets nommés Informations principales et Informations additionnelles.
Une fois les informations saisies vous pourrez soit Sauvegarder et fermer le formulaire, soit Sauvegarder et inviter l’utilisateur.
Si vous choisissez la deuxième option, vous passerez à la deuxième étape du formulaire qui vous proposera un modèle de mail d’invitation contenant les informations nécessaires pour que l’utilisateur puisse se connecter à l’application avec son compte et un mot de passe temporaire. Il sera par la suite invité à personnaliser son mot de passe.
Vous pourrez soit copier le contenu du mail pour le coller dans votre propre message en cliquant sur Copier le message, soit directement envoyer le mail via votre application de messagerie en utilisant le bouton Envoyer par email.
Lorsqu’un compte utilisateur existant a besoin d’être modifié, positionnez vous sur l’utilisateur et sélectionnez le menu contextuel ou clic droit de la souris pour choisir le menu Modifier.
Le formulaire de l’utilisateur s’ouvre et vous pouvez modifier ses informations.
Si un utilisateur ne fait plus partie des effectifs, il est alors possible de l’archiver. Cette action supprimera l’utilisateur de l’annuaire tout en permettant de conserver les informations sur les documents et éléments de classement sur lesquels il est précédemment intervenu.