Une autorisation d'accès est une règle appliquée à un élément de classement ou un document. Elle permet de gérer les droits pour un utilisateur, un profil d’utilisateurs ou pour tous les utilisateurs.
À chaque autorisation est associé un accès. Un accès permet de définir les droits fonctionnels dont un utilisateur ou un profil d'utilisateurs va disposer sur une partie de l'arborescence.
Par défaut 4 accès sont définis dans Visiativ Document :
| Accès | Définition | Permissivité |
|---|---|---|
| Aucun accès | Bloque l’accès (excepté pour le super Administrateur). | 1 (moins) |
| Lecture seule | Donne les droits de lecture uniquement. | 2 |
| Ecriture | Donne les droits de lecture, d’ajout et de modification. | 3 |
| Gestion | Donne les droits de gestion des accès + le droit d’écriture. | 4 (plus) |
Lorsqu’un accès est défini sur un élément de classement, cet accès se propage également aux sous-éléments de classement ainsi qu’aux documents.
Si un utilisateur ou un profil possède plusieurs règles d'autorisations pour un même élément de classement ou document, c'est l’accès le plus permissif qui est retenu (voir la colonne Permissivité).
Dans le module Bibliothèque de Visiativ Document, positionnez-vous sur un élément de classement ou un document.
Accédez à l’onglet Autorisations dans le volet Informations.
Cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs.
La fenêtre Sélectionner des utilisateurs et des équipes s’affiche.
Sélectionnez dans la liste, soit un utilisateur, soit une équipe (ex : Groupe A), soit l’équipe Tout le monde.
<aside> ℹ️
Remarque - L’équipe Tout le monde s’applique à tous les utilisateurs.
</aside>
Cliquez sur le bouton Ajouter les utilisateurs.
L’élément sélectionné s’ajoute à la liste des autorisations.
Sélectionnez un accès dans la liste déroulante (ex : Lecture).
<aside> 💡
Astuce - Si vous ajoutez l’équipe Tout le monde - Aucun accès, seuls les utilisateurs du Groupe A auront accès à cet élément de classement puisque c’est la règle de l’accès le plus permissif qui s’applique pour le Groupe A.
</aside>
<aside> ⚠️
Attention - Lorsque vous assignez Aucun accès à l’équipe Tout le monde sur un élément, ce dernier devient automatiquement inaccessible, y compris pour vous-même. Ce qui veut dire qu’il ne vous sera plus possible de gérer les autorisations sur cet élément. L’administrateur système sera alors le seul à pouvoir gérer les droits sur cet élément par la suite. Il est donc préférable de commencer par définir des autorisations pour vous même ou un autre utilisateur.
</aside>
Lorsqu’une autorisation est placée sur une partie d’arborescence, elle se propage également aux sous-éléments de classement ainsi qu’aux documents, on dit alors que les sous-éléments héritent de l’autorisation. Les autorisations héritées apparaissent grisées dans la liste des autorisations pour les éléments héritant.
Il est possible d’accéder à l’élément qui possède l’autorisation d’origine en suivant la procédure suivante.
Dans le module Bibliothèque de Visiativ Document, positionnez-vous sur un élément de classement ou un document.
