Pour avoir une gestion documentaire efficace, il est important de définir un plan de classement qui sera représentatif de l’information contenue dans les documents. Visiativ Document permet de créer et de gérer cette arborescence.
Pour ajouter un élément de classement :
Dans la Bibliothèque, sélectionnez la colonne dans laquelle vous souhaitez ajouter l’élément.
Exemple : La colonne Classeur est sélectionnée
Pour ajouter un élément, vous avez 3 possibilités :
| Menu contextuel | À partir du Menu | Raccourci clavier |
|---|---|---|
| Faites un clic droit dans la colonne sélectionnée et sélectionnez Nouvel élément de classement. | Accueil > Nouveau > | |
| Nouvel élément de classement | Ctrl + N |
Un champ de saisie s’affiche dans la colonne.
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Remarque - Si vous avez les droits suffisants, vous pouvez récupérer les expressions du lexique pour nommer vos éléments (voir Rechercher une expression dans le lexique) et même en ajouter de nouvelles (voir Ajouter une expression au lexique).
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Entrez le nom de l’élément et cliquez sur la touche Entrée ou à l’extérieur du champ pour valider ou appuyez sur la touche Echap pour annuler.
L’élément s’affiche dans la colonne.
À partir d’un modèle, il est possible de générer automatiquement une arborescence d’éléments de classement prédéfinis.
Pour appliquer un modèle à un élément de classement :
Dans la Bibliothèque, sélectionnez l’élément de classement sur lequel vous souhaitez appliquer le modèle.
Exemple : Une armoire est sélectionnée et son arborescence est vide
Pour sélectionner le modèle, vous avez 3 possibilités :
| Menu contextuel | À partir du Menu | Raccourci clavier |
|---|---|---|
| Faites un clic droit sur l’élément sélectionné et cliquez sur Appliquer un modèle. | Accueil > Modèles de classement > Appliquer un modèle. | Ctrl + M |
La fenêtre des modèles de classement s’affiche.
Sélectionnez un modèle dans la liste ou importez en un en format CSV depuis votre poste.
Cliquez sur Appliquer.
L’arborescence contenue dans le modèle est créée.
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Attention : Dans le cas d’un import au format CSV depuis votre poste via le bouton Importer un modèle au format CSV, assurez-vous que le modèle choisi correspond bien au niveau sur lequel vous êtes placé.
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Il est possible d’enregistrer l’arborescence d’éléments de classement dans un modèle. Le but est de pouvoir réappliquer ce modèle sur de nouveaux éléments de classement.
Pour enregistrer un modèle :
Dans la Bibliothèque, sélectionnez l’élément de classement à partir duquel vous souhaitez enregistrer le modèle.
Cliquez dans la colonne située à droite de l’élément sélectionné précédemment.
