Dans Visiativ Document il existe deux typologies de droits :
Les droits d'accès aux éléments de classement et aux documents (qui peut voir quoi)
Les droits d’utilisation des différentes fonctionnalités de l’application sont gérés au niveau des rôles qui sont référencés dans le back office de l'application.
Les rôles sont configurés au niveau d'un tenant et contiennent tous un à plusieurs paramètres (GED PARAM) personnalisables et qui influent sur le comportement de l'application. Chaque paramètre de l'application a une valeur par défaut qui peut être surchargée dans un rôle.
Il existe des rôles prédéfinis packagés à l'installation de l'application mais il est possible d'en créer à volonté fonction des besoins.
Chaque rôle peut ensuite être associé à un profil d'utilisateur ou directement à un utilisateur nommé.
Dans ce cas c'est le rôle associé directement à l'utilisateur qui est prioritaire sur le rôle associé au profil.
A titre d'exemple un rôle peut par exemple octroyer l'accès à l'espace de configuration de l'application, voire à un environnement restreint dans l'espace de configuration. Il peut permettre d'activer le versioning ou encore les modèles de documents par exemple.
C'est donc le rôle qui conditionne l'expérience d'utilisation de l'application, fonction des fonctionnalités auxquelles l'utilisateur a accès.
Concernant le second cas de figure qui permet de conditionner l’accès à l’arborescence de classement et aux documents, il existe différentes manières de procéder, toutes gérées à des niveaux différents avec des impacts à des niveaux plus ou moins élevés (de la bibliothèque jusqu'au document).
Selon la façon dont est configuré l'accès et les possibilités offertes par la fonctionnalité utilisée, les limitations peuvent aller de :