Visiativ Document utilise un plan de classement naturel pour organiser les documents. En général, pour classer des documents, nous utilisons des armoires contenant des rayons qui contiennent des classeurs qui contiennent des dossiers et qui finalement contiennent des documents. Ce niveau hiérarchique se nomme une arborescence.

C’est au niveau de la Bibliothèque que l’on retrouve toutes les fonctionnalités pour organiser et gérer les documents.

La Bibliothèque comporte deux volets principaux :

• Le plan de classement
• Le dossier

Plan de classement

Le plan de classement permet d’organiser les documents.

Généralement, il est constitué de 3 à 5 niveaux de classement :

• Armoire

• Rayon

• Classeur : présent lorsqu’il y a plus de 3 niveaux

• Intercalaire : présent lorsqu’il y a plus de 4 niveaux

• Dossier : les documents sont rangés à ce niveau

  

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Remarque - En standard, la bibliothèque possède un plan de classement de 4 colonnes.

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Des règles de couleurs (puces de couleurs) peuvent être appliquées aux éléments de classement en fonction de leur libellé afin de les identifier facilement et rapidement.

Le dossier

Tous les documents sont rangés dans les Dossiers.

Le volet Dossier permet d’effectuer différentes opérations sur les documents. Par exemple :

• La consultation
• L’édition
• La diffusion, etc.

Ouvrir un dossier

Pour ouvrir un dossier :

1. Sélectionnez un élément dans la colonne Dossier.