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Lorsqu’un board est déjà créé, il est possible d’y ajouter des données provenant d’un fichier ou plusieurs fichiers existants au format CSV. L’import de ces informations nécessite alors une association des données des fichiers source avec les différents attributs du modèle du board.

Si les données doivent provenir de plusieurs fichiers, il sera nécessaire de réaliser un import de données CSV par fichier.

Avant de démarrer…

Prérequis du board

Avant toute importation CSV, les attributs dans lesquels vont être importées les données doivent exister dans le board. En effet, vous ne pourrez pas créer les attributs manquants lors de l’import.

En outre, seuls les attributs suivants peuvent être alimentés par import de données CSV :

Pour les autres, il faudra les ressaisir directement dans le board.

Import de données de type adresses e-mail ou valeurs de liste (tag)

Dans les données à importer, il se peut que vous ayez plusieurs adresses e-mails ou valeurs de liste contenus dans un même champ.

Adresses e-mail

Dans le cas des adresses e-mails, il est possible de les importer dans un attribut Texte ou Utilisateur. Tout dépend si ces utilisateurs doivent avoir un rôle dans votre board :

Si l’import se fait dans un champ utilisateur, il est alors possible d’utiliser les séparateurs suivants dans le fichier source CSV afin que chaque adresse créé un utilisateur distinct. Les séparateurs possibles sont :

Bien sûr, pour que cela fonctionne, l’attribut Utilisateur cible devra accepter les valeurs multiples.

Valeurs de liste

Si le fichier source contient des données de type valeurs de liste alors vous allez logiquement les importer dans un champ de type Choix dans une liste. Notez que s’il doit y avoir plusieurs valeurs de liste pour un même attribut alors il sera nécessaire que l’attribut accepte les valeurs multiples.

Ce type de données peut utiliser les mêmes séparateurs que ceux utilisés pour l’import des utilisateurs (voir partie précédente).

Typologie des imports de données

L’import de données CSV permet de faire deux types d’import :

A l’inverse, l’import récurrent permet de mettre à jour des données en réimportant plusieurs fois le même fichier qui aura été modifié, complété voir purgé des données déjà importées. Dans ce cas, il vous sera demandé, au premier import, de sauvegarder le modèle d’association que vous aurez fait entre le fichier source et les attributs de votre board. Ce modèle d’association pourra alors être réutilisé lors du prochain import de données sans que vous ayez à refaire toutes les associations de champs.

Procéder à un import de données

Comme précisez précédemment, il est possible d’ajouter simplement des données dans un board ou d’utiliser un fichier pour mettre à jour des données existantes (ce qui induit alors d’importer plusieurs fois le même fichier de données modifié).

Ajouter simplement des données depuis un fichier CSV

Pour ajouter simplement des données depuis un fichier CSV, procédez comme suit (une fois les attributs du board définis bien sûr !) :

  1. Dans le board, ouvrez le menu contextuel et choisissez Import de données CSV.

    Menu_import_donnees_csv.gif

  2. Dans l’étape 1 Choisir le fichier csv :

    1. Sélectionnez le fichier.
    2. Choisissez le type d’import de données Ajout de données simple.
    3. Vérifiez si le séparateur des données sélectionné est bien celui utilisé dans votre fichier csv.
  3. Dans l’étape 2 Sélectionner les champs :

    1. Sauf si l’assistant a pu faire une association automatique des champs , associez manuellement chaque donnée du csv à importer, aux attributs du modèle. Précisez les formats pour les champs le nécessitant.
    2. Si certaines données n’ont pas d’attribut pour les y importer, cliquez sur le bouton x pour supprimer l’association et ajustez les associations nécessitant des paramètres complémentaires.
    3. Cliquez sur Importer.
  4. Dans l’étape 3 Vérifier les résultats, vérifiez le nombre d’enregistrements importés et cliquez sur Valider. Votre board apparaît avec les données importées.

Import_unique.gif

Mettre à jour des données depuis un fichier CSV

Si vous souhaitez utiliser un fichier source et réimportez des données depuis ce fichier pour la mise à jour, vous devez alors faire un import récurrent.

Premier import récurrent d’un fichier de données CSV

Pour réaliser ce type d’import, procédez comme suit (une fois tous les attributs du board définis bien sûr !) :

  1. Dans le board, ouvrez le menu contextuel et choisissez Import de données CSV.

    Menu_import_donnees_csv.gif

  2. Dans l’étape 1 Choisir le fichier csv :

    1. Sélectionnez le fichier.
    2. Choisissez le type d’import de données Import avec mise à jour éventuelle des données existantes (import récurrent).
    3. Vérifiez si le séparateur des données sélectionné est bien celui utilisé dans votre fichier csv.
  3. Dans l’étape 2 Sélectionner les champs :

    1. Nommez le modèle d’association. Il pourra être réutilisé lors du prochain import de ce fichier. Ceci a d’autant plus d’intérêt si l’import de données doit se faire depuis plusieurs fichiers de données CSV.
    2. Indiquez le champ du fichier source qui sera l’identifiant de synchronisation unique de chaque ligne du fichier csv. C’est à partir de cet identifiant que seront comparées les données afin de faire les mises à jour, ajout, voire suppression de données. Attention ! Il est important de noter que le champ utilisé pour l’identification des données doit impérativement être associé à un champ du modèle.
    3. Sauf si l’assistant a pu faire une association automatique des champs , associez manuellement chaque donnée du csv à importer, aux attributs du modèle. Précisez les formats pour les champs le nécessitant.
    4. Si certaines données n’ont pas d’attribut pour les y importer, cliquez sur le bouton x pour supprimer l’association
    5. Cliquez sur Importer.
  4. Dans l’étape 3 Vérifier les résultats, vérifiez le nombre d’enregistrements importés et cliquez sur Valider. Votre board apparaît avec les données importées.

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Relancer une mise à jour de données

Pour réimporter un fichier déjà importé dans le cadre d’une mise à jour de données, il vous suffit de refaire la procédure d’import récurrent et de choisir le modèle d’association que vous aviez créé lors du premier import récurrent de ce fichier.

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Notez toutefois qu’un même fichier de données peut disposer de plusieurs modèles d’association. C’est pourquoi :