Un suivi se définit comme la représentation des tâches ou étapes successives à accomplir par une personne ou un groupe de personnes, en vue de réaliser une opération précise. Dans Visiativ Document, cette opération est rattachée à un fichier.

Un suivi permet de modéliser toutes les étapes et les éléments impliqués dans un processus de réalisation. Pour cela, les suivis identifient chaque intervenant, précisent leurs rôles, décrivent les tâches à effectuer et les délais à respecter, définissent les circuits et les modes de validation, etc.

Fonctionnement des suivis

• Chaque nouveau suivi contient par défaut une étape de démarrage qui ne peut être supprimée.
• Chaque suivi dispose d’une étape de départ, d’une ou de plusieurs étapes successives et d’une étape de fin.
• On peut définir les utilisateurs qui pourront démarrer un suivi sur un document.
• Un suivi est automatiquement initialisé sur l'étape de démarrage.
• Chaque étape ne peut être traitée que par les intervenants définis pour elle. Cela peut être un utilisateur ou une équipe.
• Une étape est composée d’actions et d’intervenants.
• On peut verrouiller un document aux différentes étapes (seuls les intervenants d'une étape ont le droit de modifier le fichier et ses informations complémentaires).
• Le nombre d'actions d'une étape n'est pas limité, on pourra en option définir un type d’action.
• Chaque action permet soit d’aller à une étape spécifique, soit de mettre fin au suivi.
• Différentes actions peuvent mener à une même étape.
• On peut spécifier une date d’échéance (optionnel) de l’étape suivante sur l’action.
• Un graphique permet de visualiser les enchaînements d'étapes et les actions associées.

Créer un suivi

1. Dans le module Configuration de Visiativ Document.

2. Cliquez sur Nouveau suivi dans le menu Accueil > Bibliothèque.

   Un champ de saisie s’affiche (voir encadré rouge).

   

3. Entrez le nom du suivi dans le champ de saisie et appuyez sur la touche Entrée.

   Les informations s’affichent dans l’onglet Propriétés à droite.

4. Entrez une description pour décrire le suivi (optionnel).

5. Par défaut les suivis sont applicables au niveau des documents.

   • Pour les utiliser au niveau des éléments de classement
     • Cochez la case Pour les éléments de classement

   Par défaut il sera utilisable à tous les niveaux

   • Vous pouvez limiter son utilisation à un niveau spécifique en le sélectionnant dans le menu déroulant.